El trabajo híbrido se ha vuelto común en la era posterior a la pandemia de Covid-19. Equipos que antes tenían un ritmo bien afinado para gestionar proyectos de repente se vieron obligados a aprender a trabajar juntos desde lugares distantes.
Aunque las herramientas de comunicación han hecho que el trabajo remoto sea mucho más eficiente, no ha estado libre de contratiempos. Una rápida búsqueda de “fails de llamadas Zoom” en YouTube revelará una serie de divertidos percances en videollamadas para alegrarte el día (y tal vez hacerte sentir un poco mejor acerca de tus propias llamadas).
Estos momentos incómodos hicieron que las personas adaptaran cómo se comunican con los colegas a través de barreras tecnológicas, creando una necesidad de una mayor competencia comunicativa en el lugar de trabajo digital.
En este artículo, discutiremos qué es la competencia comunicativa y qué herramientas están allanando el camino para la nueva normalidad de los lugares de trabajo híbridos.
La competencia comunicativa y por qué es importante
La competencia comunicativa es la capacidad de una persona para alcanzar metas comunicativas de manera socialmente adecuada. Es cómo transmitimos información de manera fácil de entender entre nosotros. Igual de importante es la habilidad para ajustar la forma en que nos comunicamos según el contexto dado.
Por ejemplo, los compañeros de trabajo que se adaptaron al trabajo desde casa mostraron signos de alta competencia comunicativa, ya que pudieron ajustar su estilo de comunicación para adaptarse a un entorno laboral híbrido.
Hay muchos factores que pueden afectar la competencia comunicativa de una persona, incluyendo la edad, la educación, las habilidades lingüísticas y las barreras culturales.
Cheryl Keates, una coach de liderazgo, publicó un artículo para Forbes donde menciona las cinco Cs para una comunicación efectiva. Son las siguientes:
- Claridad: Identifica lo que quieres y habla de manera directa.
- Concisión: Expresa el problema de la manera más directa y breve posible.
- Convincente al momento de hacer una solicitud: Asegúrate de que las personas sepan exactamente qué les estás pidiendo.
- Curiosidad: La curiosidad mejora la colaboración y el compromiso dentro de los equipos.
- Compasión: Ten empatía por los pensamientos y sentimientos de los demás.
Estos pilares nos ayudan a evaluar y saber cómo responder ante diferentes situaciones, manteniendo una relación de trabajo más feliz y saludable entre los miembros del equipo. Pero, ¿qué tan importante es tener una buena comunicación en el lugar de trabajo?
Según Salesforce, el 86% de los ejecutivos dijeron que la mala comunicación es una de las principales razones por las cuales las empresas fracasan. Esto se debe a que los equipos que carecen de una comunicación sólida tienen más probabilidades de perder plazos, exceder presupuestos y crear cuellos de botella innecesarios en el flujo de un proyecto.
Mientras que los miembros del equipo solían disfrutar de conversaciones cara a cara para captar señales verbales y no verbales, el cambio a un lugar de trabajo híbrido significó que ya no tenían el mismo nivel de comunicación que tenían en la oficina.
Sin un sistema sólido para alinear a los miembros del equipo en los proyectos, incluso los equipos más eficientes pueden desmoronarse cuando están separados por largas distancias. Es por esto que las herramientas de comunicación se han convertido en un desarrollo importante para elevar la competencia comunicativa en lugares de trabajo híbridos.
¿Cómo pueden las herramientas mejorar la competencia comunicativa?
Debido a la complejidad de los proyectos actuales, ya no es suficiente que los compañeros se limiten a enviar correos electrónicos para gestionar proyectos, razón por la cual las herramientas de comunicación se han vuelto tan críticas en un entorno laboral híbrido. La competencia comunicativa de un individuo puede verse severamente afectada sin la capacidad de ver el rostro de un compañero de trabajo.
Por esta razón, las herramientas de comunicación ofrecen a los equipos formas de colaborar mediante texto, voz y video para asegurar que los proyectos continúen fluyendo tan suavemente como lo hacían dentro de las oficinas. Operando en línea, una integración de centro de contacto basada en la nube también facilita el proceso de comunicación con los clientes.
Así es cómo las herramientas de chat de equipo ayudan a resolver las cinco Cs de la comunicación efectiva que mencionamos anteriormente:
- Transparencia: Los miembros del equipo pueden ver dónde se encuentra cada uno en la línea de tiempo del proyecto.
- Claridad: Las aplicaciones proporcionan un medio para que las personas hagan preguntas importantes y obtengan una mejor comprensión de su rol en el proyecto.
- Fiabilidad: Todos están a solo un aviso de poder unirse a una llamada o entrar en un hilo de mensajes.
Quizás el componente más importante para completar proyectos con éxito es que los equipos puedan conectarse entre sí. Afortunadamente, existen muchas herramientas de comunicación repletas de características increíbles para ayudar a los equipos a prosperar en el entorno laboral híbrido.
10 herramientas para competencia comunicativa
Ya sea que estés hablando a través de videollamadas o enviando mensajes escritos mediante aplicaciones, es crucial desarrollar habilidades de comunicación sólidas a través de diferentes modos de comunicación. Aquí están las principales herramientas que ofrecen una comunicación fluida en un modelo de trabajo híbrido.
Aplicaciones de mensajería
La primera área en la que los equipos híbridos necesitan involucrarse para mejorar la competencia en comunicación es la mensajería. Aunque los correos electrónicos aún tienen su lugar, es mucho más eficiente enviar un mensaje rápido a través de una aplicación de chat.
Estas aplicaciones son perfectas para obtener respuestas rápidas a preguntas, enviar archivos y mantener conversaciones fuera de una videoconferencia. Aquí tienes algunas de las mejores aplicaciones para potenciar un lugar de trabajo híbrido.
1. Chanty
Chanty es una excelente aplicación de mensajería para equipos que facilita la comunicación sincrónica. Ofrece una función llamada Libro de Equipo para mantener organizados tus archivos, enlaces, tareas y conversaciones en carpetas. Su interfaz altamente intuitiva te permite chatear a través de canales públicos y privados para mantener organizados los mensajes del equipo.
A diferencia de algunas otras aplicaciones de mensajería, Chanty no limita el historial de mensajes buscables, por lo que puedes encontrar instantáneamente lo que necesitas. Una de las mejores características de Chanty es el gestor de tareas integrado que te permite convertir mensajes en tareas para que los proyectos fluyan sin problemas.
Características principales:
- Mensajería ilimitada.
- Videoconferencias fáciles de usar.
- Gestión de tareas flexible y visual todo en uno.
- Crea flujos de trabajo en torno a diferentes tareas y ayuda a iniciar discusiones sobre tareas con tu equipo con un clic.
- Prioriza tus tareas fácilmente y recibe notificaciones sobre los plazos.
Precios:
- Plan gratuito: ¡Para hasta 5 usuarios! Incluye gestión de tareas integrada, 20GB de almacenamiento (por equipo), llamadas de audio uno a uno, conversaciones públicas y privadas, y mucho más.
- Plan Empresarial: $3 por usuario al mes facturado anualmente. Incluye todo lo del plan gratuito, además de funciones de videoconferencia con tu equipo, 20GB de almacenamiento por usuario, integraciones ilimitadas de aplicaciones, y mucho más.
2. Together Platform
Parte del fomento de una gran cultura de trabajo híbrido es brindar a los miembros del equipo la mentoría que necesitan. Together Platform ayuda a crear relaciones significativas entre mentores y aprendices.
Con la mentoría en el lugar de trabajo, los empleados pueden recibir orientación y retroalimentación de mentores para acelerar su desarrollo personal y profesional, lo cual mejora significativamente la competencia en comunicación.
El algoritmo de Together Platform analiza a los miembros del equipo para encontrar las mejores combinaciones de mentoría para cada persona. La plataforma es increíblemente intuitiva, lo que facilita que los equipos encuentren exactamente lo que están buscando. Además, puedes medir la efectividad del programa de mentoría con informes avanzados.
Características principales:
- Mentoría en el lugar de trabajo.
- Recopilación de información crítica de tus empleados en minutos.
- Integración con correos electrónicos y calendarios para una programación fluida.
- Panel de control de recursos humanos personalizable.
- Excelente soporte al cliente.
Precios:
- Plan gratuito: Acceso al avanzado algoritmo de emparejamiento de Together, agendas y contenido de sesiones, preguntas frecuentes y documentos de soporte, e integración con calendarios.
- Plan Starter: $6 por usuario al mes. Incluye todo del plan gratuito, más la capacidad de ejecutar múltiples programas, informes avanzados del programa y soporte por correo electrónico del equipo de Together.
- Plan Professional: Mínimo de $5,000 al año. Para empresas con menos de 500 empleados. Incluye todo del plan Starter, más integración con herramientas de videoconferencia, emparejamientos y sesiones ilimitados, soporte de incorporación, inicio de sesión único y reportes de seguridad.
- Plan Enterprise: Mínimo de $10,000 al año. Para empresas con más de 500 empleados. Incluye todo del plan Professional, además de un administrador dedicado de éxito del cliente, integración con sistemas de información de recursos humanos (HRIS), programas multilingües y residencia de datos.
3. Google Chat
Formalmente llamada Hangouts Chat, Google renombró la aplicación como Google Chats. Es la versión de Google de una aplicación de mensajería y, al ser un producto de Google, también se integra con otras herramientas de Google como Google Meets y Google Drive.
Dentro de los chats, puedes compartir hojas de cálculo y otros documentos que se encuentren en tu perfil de Google Drive. También tiene una opción de texto predictivo que genera respuestas automáticas, similar a como lo hace Gmail.
Características principales:
- Muestra cuándo alguien está escribiendo.
- Ofrece confirmaciones de lectura (muestra cuándo alguien ha leído o recibido tu mensaje, así como mostrarle a tu contacto cuándo leíste su mensaje).
- Envía mensajes a través de datos móviles y Wi-Fi.
- Te permite compartir archivos y fotos en alta resolución.
Precios:
Plan gratuito: Incluido sin costo adicional para personas con cuentas de Google.
Aplicaciones para la gestión de proyectos
Una aplicación robusta de gestión de proyectos será crucial para el flujo de trabajo de tu equipo híbrido, por lo que debe tener muchas características clave que puedan acomodar diferentes flujos de trabajo.
El riesgo para los equipos híbridos es que los miembros del equipo pueden no saber cuáles son los roles de cada uno en un proyecto, y aquí es donde el software de gestión de proyectos puede intervenir y aportar claridad sobre quién está asignado a qué tareas.
Aquí tienes algunas de las mejores plataformas para gestionar proyectos.
4. Asana
Asana es una plataforma de gestión de proyectos que ayuda a los equipos híbridos a mejorar su flujo de trabajo ágil. Ofrece herramientas de gestión de tareas, colaboración en equipo, intercambio de archivos y más.
La aplicación te permite crear listas de tareas y obtener una vista de los proyectos de varias maneras, como tableros, listas, calendarios, carteras y líneas de tiempo. También puedes automatizar tareas recurrentes con opciones para crear reglas personalizadas y flujos de trabajo de aprobación.
Características principales:
- Obtener una visión general de la carga de trabajo del equipo.
- Tableros Kanban.
- Campos personalizados.
- Plantillas.
- Carteras.
Precios:
- Plan gratuito: Tareas ilimitadas, proyectos, mensajes, registro de actividades y almacenamiento de archivos (100MB por archivo), colaboración con hasta 15 compañeros de equipo y acceso a seguimiento de tiempo.
- Premium: $13.49/mes. Incluye todo del plan gratuito, además de características adicionales como un creador de flujos de trabajo, tableros ilimitados, informes en proyectos ilimitados, búsqueda avanzada y campos personalizados.
- Business: $30.49/mes. Incluye todo del plan premium, además de funciones adicionales como carteras, objetivos, carga de trabajo, creador de reglas personalizadas, ramificación y personalización de formularios y aprobaciones.
5. Indy
Indy es un software de gestión de proyectos todo en uno que funciona de maravilla para freelancers y emprendedores que necesitan colaborar con clientes. Puedes crear y gestionar tareas con múltiples vistas para realizar el trabajo, incluidos tableros y listas.
Con el control de versiones, los clientes pueden dejar comentarios directamente en los archivos del proyecto para una colaboración fácil. También puedes hacer un seguimiento del tiempo de trabajo utilizando el seguimiento automático de tiempo. La usabilidad de Indy es extremadamente sencilla, lo que lo convierte en una excelente opción para freelancers y propietarios de pequeños negocios que necesitan un software que puedan usar en pocos minutos después de registrarse.
Características principales:
- Gestión de tareas.
- Seguimiento automático de tiempo.
- Calendario.
- Formularios.
- Chats.
- Plantillas de facturas, contratos y propuestas.
Precios:
- Plan gratuito: Incluye tareas ilimitadas, calendario y chats. También incluye 15 seguimientos de tiempo, 2 contratos, 2 facturas, 2 propuestas, 2 formularios y 1 GB de almacenamiento de archivos.
- Pro Bundle: Por $9/mes, obtienes acceso a seguimientos de tiempo ilimitados, contratos, propuestas, facturas, formularios, tareas, calendario, chats y 500 GB de almacenamiento de archivos.
6. Wrike
Wrike está diseñado para agencias de marketing y proveedores de servicios, y permite un número ilimitado de miembros. Tiene un tablero fácil de usar y viene con flujos de trabajo personalizables, informes y formularios de solicitud.
También cuenta con listas de tareas, horarios, flujos de trabajo compartidos y colaboración en tiempo real en proyectos. Antes de asignar una tarea a un miembro del equipo, puedes verificar su carga de trabajo para tener una idea de qué tan ocupados están. Pero todas estas características tienen un costo bastante elevado por usuario que detallaremos a continuación.
Características principales:
- Gestión de tareas y subtareas.
- Diagramas de Gantt interactivos.
- Flujos de trabajo personalizados.
- Colaboradores internos y externos.
- Vistas interactivas de tablero y hoja de cálculo.
- Seguimiento de tiempo.
- Integraciones con almacenamiento en la nube.
Precios:
- Plan gratuito: Wrike ofrece un plan gratuito que incluye gestión de tareas, vistas interactivas de tablero y hoja de cálculo, y una experiencia de aplicación personalizada, pero muchas características importantes están restringidas a sus planes de pago.
- Profesional: $9.80/usuario/mes. Incluye todo del plan gratuito, además de tableros compartibles, diagramas de Gantt interactivos, integraciones de productividad y hasta 2 GB de almacenamiento por usuario.
- Business: $24.80/usuario/mes. Incluye todo del plan profesional, además de características como campos personalizados, flujos de trabajo personalizados, plantillas de proyectos, tipos de ítems personalizados, espacio de trabajo con marca, motor de automatización, formularios de solicitud y calendarios, seguimiento de tiempo y aprobaciones de proyectos y tareas.
7. Trello
Trello ayuda a los equipos a gestionar proyectos a través de tableros Kanban simples que proporcionan una vista visual de cómo las tareas están progresando en la línea de tiempo. Puedes asignar tareas a los compañeros de equipo, obtener flujos de trabajo personalizados, adjuntar archivos y dejar comentarios. Si necesitas colaborar en proyectos de video, también puedes considerar usar una herramienta de anotación de video para mejorar la comunicación y los comentarios durante el proceso de edición.
Sin embargo, carece de algunas características avanzadas para abordar proyectos más complejos. Similar a Wrike, los planes de Trello cobran por usuario, lo que lo convierte en una opción más costosa para los equipos.
Características principales:
- Tableros Kanban.
- Automatización de flujos de trabajo.
- Campos personalizados.
- Múltiples vistas de proyecto.
- Espacios de trabajo.
Precios:
- Plan gratuito: Incluye hasta 10 tableros por espacio de trabajo, tarjetas ilimitadas, Power-Ups ilimitados por tablero, almacenamiento ilimitado (10MB/archivo), 250 ejecuciones de comandos del espacio de trabajo por mes, fondos y stickers personalizados, y registro de actividad ilimitado.
- Standard: $5/usuario/mes. Incluye todo del plan gratuito, además de tableros ilimitados, listas de verificación avanzadas, campos personalizados, almacenamiento ilimitado (250 MB/archivo), 1.000 ejecuciones de comandos del espacio de trabajo por mes, invitados en un solo tablero y búsquedas guardadas.
- Premium: $10/usuario/mes. Incluye todo del plan estándar, además de diferentes vistas como calendario, línea de tiempo, tabla, panel y mapa. Diferentes vistas de espacio de trabajo, incluyendo tabla y calendario. Además, obtendrás ejecuciones de comandos del espacio de trabajo ilimitadas, características de administración y seguridad, plantillas a nivel de espacio de trabajo, colecciones y observadores.
- Enterprise: $17.50/usuario/mes. Incluye todo del plan premium, además de espacios de trabajo ilimitados, permisos a nivel de organización, tableros visibles para toda la organización, gestión de tableros públicos, invitados en múltiples tableros, permisos de adjuntos y administración de Power-Ups.
Aplicaciones para reuniones grupales
Las videollamadas ayudan a los equipos híbridos a recuperar la comunicación oral y visual tan necesaria que, de otro modo, se perdería en equipos que trabajan desde casa.
No importa cuán fluida sea la comunicación escrita de un equipo a través de aplicaciones de mensajería, siempre es necesario hacer una llamada de conferencia para sincronizar a los miembros del equipo en la planificación y las revisiones semanales.
Aquí están las mejores plataformas para que los equipos híbridos realicen sus reuniones.
8. Zoom
Zoom se convirtió en una herramienta esencial durante la pandemia de Covid-19 al ofrecer una forma altamente confiable de mantener a los equipos sincronizados. Puedes grabar llamadas, compartir tu pantalla para presentaciones, levantar la mano para reducir interrupciones e incluso dividirte en diferentes chats de video después de reuniones importantes.
Algunas de sus características únicas incluyen encuestas en vivo, pizarras y la capacidad de anotar videos. Aunque la seguridad fue un problema al inicio de la pandemia, la seguridad de Zoom ha mejorado con el tiempo gracias a las llamadas cifradas de extremo a extremo.
Características principales:
- Colaboración de video y audio en HD.
- Webinars de video.
- Sistema telefónico en la nube para empresas.
- Pizarras.
Precios:
- Plan gratuito: Hasta 100 asistentes con un límite de llamada de 40 minutos, acceso a comunicación en grupo y compartición de archivos, además de 3 pizarras.
- Plan Pro: $149.90/año/usuario. Incluye todo del plan gratuito, además de hasta 100 asistentes sin límite de tiempo en las llamadas y 5 GB de almacenamiento.
- Plan Business: $199.90/año/usuario. Incluye todo del plan pro, además de hasta 300 asistentes y pizarras ilimitadas.
- Plan Business Plus: $250.00/año/usuario. Incluye todo del plan business, además de llamadas regionales ilimitadas con Zoom Phone.
9. Google Meet
Google vuelve a la lista por segunda vez con su servicio de videoconferencia, Google Meet. La ventaja de usar Google Meet para reuniones es cómo se integra con otras aplicaciones populares de Google.
Puedes programar reuniones en Google Calendar, unirte a llamadas desde Gmail y compartir archivos de Google Drive directamente en el chat. Para quienes ya tienen una cuenta de Gmail, Google Meet es la opción más fácil para comenzar y es gratuito para funciones básicas de llamadas.
Características principales:
- Presenta documentos, presentaciones y hojas de cálculo.
- Invita hasta 500 personas internas o externas al chat.
- Transmisión en vivo para hasta 100,000 espectadores dentro de tu dominio.
- Únete desde tu teléfono.
Precios:
- Plan gratuito: Únete y organiza reuniones ilimitadas por hasta 60 minutos por chat.
- Business Starter: Por $6/mes, obtienes acceso a reuniones de video con 100 participantes, 30 GB de almacenamiento por usuario y herramientas adicionales de seguridad y gestión.
- Business Standard: Por $12/mes, obtienes acceso a reuniones de video con 150 participantes + grabación y 2TB de almacenamiento por usuario.
- Business Plus: Por $18/mes, obtienes acceso a reuniones de video con 500 participantes + grabación y seguimiento de asistencia. 5 TB de almacenamiento por usuario. Además, seguridad mejorada y control de gestión avanzado, incluyendo Vault y gestión avanzada de endpoints.
10. Microsoft Teams
Microsoft Teams es una de las mejores formas para que los equipos colaboren, ya que viene cargado con características y cuenta con uno de los mejores planes gratuitos disponibles.
Para los equipos que ya están en el ecosistema de Microsoft, esta aplicación será una opción atractiva. Microsoft Teams ofrece compartir pantalla, subtitulado en vivo, grabación de llamadas y chats grupales.
Características principales:
- Reuniones de video para hasta 10,000 miembros.
- Organiza seminarios web.
- Comparte anotaciones.
- Subtitulado en tiempo real.
Precios:
- Plan gratuito: Reuniones ilimitadas uno a uno por hasta 30 horas, reuniones grupales ilimitadas por hasta 60 minutos, hasta 100 participantes por reunión, 5 GB de almacenamiento en la nube por usuario, chat ilimitado con compañeros y clientes, compartición de archivos, tareas y encuestas. Además, cifrado de datos para reuniones, chats, llamadas y archivos.
- Microsoft Team Essentials: $4/usuario/mes. Incluye todo del plan gratuito, más reuniones grupales ilimitadas por hasta 30 horas, hasta 300 participantes por reunión, 10 GB de almacenamiento en la nube por usuario y soporte telefónico y web en cualquier momento.
- Microsoft 365 Business Basic: $6/usuario/mes. Incluye todo de Team Essentials, más grabaciones de reuniones de equipo con transcripciones, versiones web y móvil de aplicaciones de Office, almacenamiento en la nube ampliado de 1 TB por usuario, correo electrónico de clase empresarial y seguridad estándar.
- Microsoft 365 Business Standard: $12.50/usuario/mes. Incluye todo de 365 Business Basic, más versiones de escritorio de aplicaciones de Office con funciones premium, hospedaje de seminarios web y herramientas de registro y reporte de asistentes. También puedes gestionar citas con clientes.
Últimas opiniones
Las empresas en todo el mundo han visto de primera mano que no solo los equipos pueden seguir funcionando de forma remota, sino que los empleados han encontrado formas de prosperar mientras trabajan desde casa. Sin embargo, la necesidad de una mayor competencia en comunicación es fundamental para el éxito de un lugar de trabajo digital.
Las herramientas mencionadas anteriormente ofrecen excelentes características que proporcionan transparencia, claridad y confiabilidad en las conversaciones entre los miembros del equipo, asegurando que todos estén en la misma sintonía.
